宿院办〔2007〕10号

学院报告厅与会议室是学院创建校园文化、开展精神文明建设的重要阵地，也是学院进行学术研讨与交流的重要场所。为切实加强对报告厅与会议室的使用管理，规范服务，更好地为学院的各类会议提供服务，根据院长办公会议关于会议室实行统一安排、属地管理的原则，特制订以下使用、管理办法：

一、管理及使用范围

（一）日常管理

1．报告厅、校级会议室由院办负责统一协调安排使用。

2．校级会议室仅供学院或职能部门组织的全院性会议使用，原则上不用于各部门（单位）内部会议。

3．报告厅主要用于大型学术活动及重要会议，不对学生和院外单位开放。

4．院办负责校级会议室的日常管理，具体负责：室内财产及钥匙的保管、室内茶水的供应、室内卫生保洁、室内电器设备及门窗的关闭等；后勤处负责老报告厅的日常管理，图书馆负责新报告厅的日常管理。具体负责：财产及钥匙的保管、卫生保洁、电器设备及门窗的关闭、会议灯光音响服务、会议用盆景、盆花等。

（二）使用范围

序号	名 称	地点	可容纳 人数	使用范围
1	第一会议室	行政楼201室	40	主要用于各职能部门召开会议
2	第二会议室	行政楼316室	20	主要用于党委会及院长办公会议及院领导召集的其他会议
3	第三会议室	行政楼401室	20	暂未启用
4	贵宾接待室	新图书馆一楼	22	主要用于接待外宾、重要领导和重要来宾
5	老报告厅	老图书馆一楼	230	主要用于一般学术活动和一般会议
6	新报告厅	新图书馆二楼	500	主要用于大型学术活动和重要会议

二、借用程序

1．各职能部门在每周五前将本部门下周需召开的会议（活动）报院办，由院办按照会议轻重缓急、先后有序的原则，在下周活动安排表予以安排；若各部门预定的会议与学院临时安排的重要会议发生冲突，由院办负责统筹调整，使用单位须服从院办的安排。

2．临时借用会议室可电话登记，说明使用时间、人数、主要内容后方可安排使用。

3．报告厅的使用需填写《报告厅使用登记表》，经书面同意后方可使用，未经登记同意，任何单位不得擅自使用报告厅。

三、使用规定

1．自觉维护会议室的环境卫生，不在会议室和报告厅内进餐、吸烟，不随地吐痰，乱丢杂物，不大声喧哗，保持会议室的整洁，对在使用会议室或报告厅时有不文明行为的，管理部门有责任劝阻。

2．使用单位在会议室或报告厅悬挂、张贴物品，不得破坏、弄脏原有装修，会后应及时清理横幅等张贴物；未经同意，不得改变会议室设备、家具的位置，如有改变须在会议结束后主动恢复桌椅的位置；爱护公物，避免坚硬物品的划伤，不得将会议室物品携出室外。

3．会议室或报告厅使用完毕后，要及时关闭空调、仪器设备、门窗，切断电源，由于使用完毕未关空调、电源、门窗等，造成设备和物品损坏或丢失的，由会议使用部门承担责任。

4．各部门使用学院会议室或报告厅，使用前应认真检查室内设施情况，如发现设施损坏等情况要及时与院办联系，及时修复，对因使用不当造成会议室设施损坏的，修理费用由使用单位承担。

本规定自公布之日起执行。

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2007年5月9日