各部门、各单位：

现将2020年度形成文件材料的收集、归档有关工作通知如下：

1.归档流程

形成文件材料的收集、归档工作程序：综合档案室根据年度计划下发通知，布置各部门年度文件材料归档工作任务及时间安排表→归档部门分解任务，收集应该归档的各类文件材料并初步整理→向综合档案室移交档案→综合档案室对归档部门的档案进行数目清点、核对并调整档案分类及保管期、检查档案整理情况、核查部门档案收集是否齐全，并向归档部门反馈核查结果→归档部门进行整改→综合档案室复查归档文件，根据《18新利luck菲律宾 文件材料部门归档范围、保管期限、分类表》统一编制档号，逐份核对档案内容，对每份档案加盖并填写归档章，细致整理装盒→综合档案室统一在档案信息管理系统中导入文件目录，调整目录字段→再次核对档案原件与目录，确保一致→打印一式双份目录，双方办理归档交接手续。

2.归档范围

按照《18新利luck菲律宾 档案实体分类编号办法（修订稿）》的要求执行，文件内容可从18新利luck菲律宾 综合档案室网页（http://das.sqc.edu.cn/）“档案法规——校内规章”下载。

2020年归档文件材料是各部门（单位）当年工作的历史记录，因此各部门（单位）要认真对照归档范围，并结合部门工作特点做好收集工作，确保具有保存价值的文件材料全部归档。各部门（单位）除收集和整理普通的纸质文件材料外，对非个人所有的具备保存价值的照片、光盘、证书、奖牌、奖杯、礼品、纪念品、字画、印章等特殊载体，特别是受校外表彰的材料和实物，要作为收集的重点，加大收集力度。对于2020年度形成的红头文件电子件及其他有保存价值的电子文件以形成时间或文号排序，单独刻录成光盘归档。

3.信息录入

为保证档案信息录入数据库的质量，计算机录入一般安排在综合档案室进行。

4.时间安排

移交的文件材料经综合档案室初查后,方可录入数据库。录入数据库的信息经交接双方逐一核对无误后办理归档交接手续。各部门（单位）履行归档手续时间为综合档案室初查后的10天之内。

以上通知，请认真贯彻执行。

附件:文件材料归档整理初查时间安排表

校长办公室

2021年3月5日

附件：

文件材料归档整理初查时间安排表

部门名称	初查时间	部门名称	初查时间
法政学院 （马克思主义学院）	3月22日	教学评估办公室、教学质量管理办公室	3月31日
文理学院 （教师教育学院）	3月22日	党委学生工作部、学生工作处、人民武装部	4月1日
信息工程学院	3月23日	科技处、社科处	4月1日
建筑工程学院	3月23日	财务处	4月2日
外国语学院	3月24日	后勤管理处、基建处	4月2日
商学院	3月24日	资产与设备管理处、 招投标办公室	4月6日
机电工程学院	3月25日	审计处	4月6日
艺术与传媒学院	3月25日	党委保卫处、保卫处	4月7日
体育部	3月26日	纪委办公室	4月7日
党委办公室、校长办公室、国际合作与交流处（港澳台事务办公室）	3月26日	工会	4月8日
党委组织部、党委统战部、党校	3月29日	团委	4月8日
党委宣传部	3月29日	图书馆	4月9日
发展规划处、高教研究室、校友会办公室	3月30日	继续教育处、继续教育学院	4月9日
党委教师工作部、人事处、人才工作办公室	3月30日	信息化建设与管理中心	4月12日
教务处、教师教学发展中心	3月31日