各部门、各单位：

为准确、完整、系统地收集保存学校2021年度形成的文件材料，根据《关于印发<18新利luck菲律宾档案管理办法（修订）>及相关制度的通知》（宿院〔2021〕127号）有关规定，现就做好2021年度形成文件材料的收集、归档工作有关事项通知如下：

1. 归档流程

形成文件材料的收集、归档工作程序：综合档案室根据年度计划下发通知，布置各部门年度文件材料归档工作任务及时间安排表→归档部门分解任务，收集应该归档的各类文件材料并初步整理→归档部门向综合档案室移交档案及目录→综合档案室对归档部门的档案进行数目清点、核对并调整档案分类及保管期、检查档案整理情况、核查部门档案收集是否齐全，并向归档部门反馈核查结果→归档部门进行整改→综合档案室复查归档文件，根据《18新利luck菲律宾 文件材料归档范围、保管期限、分类表（修订稿）》统一编制档号，逐份核对档案内容，对每份档案加盖并填写归档章，细致整理装盒→综合档案室统一在档案信息管理系统中导入文件目录，调整目录字段→再次核对档案原件与目录，确保一致→打印一式双份目录，双方办理归档交接手续。

2．归档范围

按照《18新利luck菲律宾 档案实体分类编号办法（修订稿）》的要求执行，文件可从18新利luck菲律宾 综合档案室网页（http://archives.squ.edu.cn/）“档案法规——校内规章”下载。

2021年归档文件材料是各部门（单位）当年工作的历史记录，因此各部门（单位）要认真对照归档范围，并结合部门工作特点做好收集工作，确保具有保存价值的文件材料全部归档。各部门（单位）除收集和整理普通的纸质文件材料外，对非个人所有的具备保存价值的照片、光盘、证书、奖牌、奖杯、礼品、纪念品、字画、印章等特殊载体，特别是受校外表彰的材料和实物，要作为收集的重点，加大收集力度。对于2021年度形成的红头文件电子件及其他有保存价值的电子文件以形成时间或文号排序，单独刻录成光盘归档。

3.信息录入

为保证档案信息录入数据库的质量，计算机录入一般安排在综合档案室进行。

4．时间安排

移交的文件材料经综合档案室初查后,方可录入数据库。录入数据库的信息经交接双方逐一核对无误后办理归档交接手续。各部门（单位）履行归档手续时间为综合档案室初查后的10天之内。

以上通知，请认真贯彻执行。

党委办公室校长办公室

2022年2月17日