各部门、各单位：

学校建校20周年系列活动各项工作现已启动，与工作相关的文本、图像、视频、实物等资料，是见证学校20周年系列活动的重要依据，具有重要保存价值。对记录学校历史、传承宿院精神、促进学校发展有着重要的借鉴意义和参考价值。各单位应高度重视材料收集归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档分工

1.以建校20周年系列活动26个牵头部门为主体，按项目收集由本部门牵头负责的活动、工作的各类材料；

2.综合档案室按照建校20周年系列活动26个项目，向牵头部门收集材料，并对移交的材料进行接收、归档和保存。

二、归档范围

详细归档范围见附件。

三、归档方式

各牵头部门相关工作责任人将材料收集齐全、整理完毕、编制好移交目录和信息录入模板EXCEL表，移交综合档案室保存。

四、归档要求

（一）纸质材料归档

1.所有纸质材料按项目或事由分类，同一项目或事由的材料集中一起整理，按时间或重要程度排序；

2.各类文稿应归档最终定稿，重要文件还应归档有校领导批示的修改稿，所有移交文件后应有落款时间和签章；

3.宣传海报、画册、彩页等除归档成品外，还应归档电脑设计图定稿；

4.归档的纸质文件应按照档案整理规范做好装订、标页码、加盖并填写归档章，按照学校档案整理规范，编制统一格式的移交目录和信息录入模板表。

（二）电子材料归档

1.建校20周年系列活动的电子文件材料应与纸质材料一并归档，填写电子材料归档移交目录。若活动为多个，需按照活动项目分别设置文件夹；

2.图片及视频资料分为两部分，第一部分为精选图片/视频，包括已发布新闻的照片原图/视频片段，并在文件夹中的注释信息文件填写好每张照片/视频的时间，活动名称，拍摄地点，画中人物（姓名、职务、画中位置）；第二部分为其他照片原图/视频，文件夹名称需为该部分照片/视频的简介（活动、会议、工作任务名称）。

（二）实物归档

1.实物材料收集齐全完整，内容真实客观，数据信息准确翔实，声像资料清晰；实物材料应附加文字说明，写明实物来源、时间、事由、实物简要描述等信息。

2.各类证件、议程、桌牌等印刷品、宣传品、纪念品等物料原则上都应提供实物留档，对展板、摆件等大型物料无法留档的，应拍摄相关照片并附上相关文字说明；

3.所有文字材料原则上应为历史原件，复印件请标明原件所在地；

4.原则上，实物需与电子档案保持一致，电子照片、视频、设计稿无需打印，过大实物提交电子版设计稿及实物图片即可。

五、归档时间及联系人

即日起，建校20周年系列活动各牵头部门应明确专人负责活动材料的收集工作，截止6月30日下午17:00前，将收集整理好的纸质材料、电子材料、相关实物和移交目录一起移交给综合档案室存档。

建校20周年系列活动归档材料将作为本次活动工作评价和年度归档工作考评的重要依据，请各部门、各单位高度重视此项工作，认真做好材料收集归档，并对所提交材料的真实性、准确性、完整性负责。

附件：建校20周年系列活动材料归档范围

党委办公室校长办公室

2022年6月20日

附件

建校20周年系列活动材料归档范围

1.与建校20周年系列活动筹备工作相关的文件材料，如通知、公告、工作方案（筹备、后勤保障、安全保卫等）、工作简报、会议纪要、大事记、请示、报告、批复、规章制度、合同等；

2.各单位提交的活动方案，由牵头部门进行检查和指导；

3.建校20周年系列活动宣传工作方案、宣传海报、宣传册、光盘、期间举办的各类活动的相关新闻、媒体的宣传报道材料等；

4.建校20周年系列活动标识、吉祥物设计方案、实物等；

5.建校20周年系列活动纪念品、文化产品等设计制作方案及实物，如徽章、旗帜、T恤衫、纪念品等；

6.题词、贺信、贺电、老照片、校史研究资料等实物材料；

7.建校20周年系列活动线上活动相关资料。包括：线上活动实施方案、现场直播方案、新闻宣传方案等；云直播、云返校、云展示、云互动、新闻宣传等活动的视频材料；线上祝福、系列专题报导等为线上活动录制的视频材料；

8.建校20周年系列活动线下活动相关资料。包括：建校20周年发展大会的会场设计、舞台布置图、主持词、领导讲话稿、嘉宾名单、签到信息等，具有代表性的现场照片、完整视频、音频材料，入场券、席签、工作证等材料；其他师生活动形成的材料；系列活动的相关材料等；

9.校友返校相关活动形成的材料；

10.建校20周年系列活动结束后的各类总结材料；

11.各单位在建校20周年系列活动中具有历史意义的其它材料。