各部门、各单位：

为准确、完整、系统地收集保存学校2022年度形成的文件材料，根据《关于印发<18新利luck菲律宾档案管理办法（修订）>及相关制度的通知》（宿院〔2021〕127号）有关规定，现就做好2022年度形成文件材料的收集、归档工作有关事项通知如下：

1.归档流程

综合档案室下发年度归档工作通知，发布归档移交时间安排表→归档部门收集整理应归档的文件材料→综合档案室审核归档部门预备归档的档案材料→审核通过，综合档案室接收档案，双方履行签字移交手续（如审核不通过，则退回部门重新整理）。

2.归档范围

各部门（单位）应归档文件材料的范围，按照《18新利luck菲律宾 档案实体分类编号办法（修订稿）》的要求执行，文件可从18新利luck菲律宾 综合档案室网页（http://archives.squ.edu.cn/）“档案法规——校内规章”下载。

3.归档要求

2022年度归档文件材料是各部门（单位）当年工作的历史记录，因此各部门（单位）要认真对照归档范围，并结合部门工作特点做好收集工作，确保具有保存价值的文件材料全部归档。

各部门（单位）除收集和整理普通的纸质文件材料外，对非个人所有的具备保存价值的照片、光盘、证书、奖牌、奖杯、礼品、纪念品、字画、印章等特殊载体，特别是受校外表彰的材料和实物，要作为收集的重点，加大收集力度。对于2022年度形成的红头文件电子件及其他有保存价值的电子文件以形成时间或文号排序，单独归档。

4．时间安排

各部门（单位）归档的文件材料经综合档案室初查后方可移交，经交接双方逐一核对无误后办理归档交接手续。各部门（单位）履行归档手续时间为综合档案室初查后的10天之内（附：《文件材料归档整理初查时间安排表》）。

以上通知，请认真贯彻执行。

附件:文件材料归档整理初查时间安排表

党委办公室校长办公室

2023年2月8日